REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
NUMERO: 9362
Fecha: 23 de febrero de 2022
Aprobado: Lcdo. Felix E. Rivera Torres
Subsecretario de Estado
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Departamento de Estado
Gobierno de Puerto Rico
REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION,
CONSERVACION Y DISPOSICION DE DOCUMENTOS
DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
CERTIFICACION NUM. 102 (2021-2022)
Reglamento para la Administracion, Conservacion y
Disposicion de Documentos de la Universidad de Puerto Rico
Certificacion Num. 102 (2021-2022)
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CONTENIDO
RESUMENEJECUTIVO.......................................................................................................3
ARTICULO I-TITULO........................................................................................................3
ARTtCULO II-BASE LEGAL.............................................................................................3
ARTICULO HI-PROPOSITOYAPLICACION.................................................................3
ARTICULO IV-DEFINICIONES........................................................................................4
ARTICULO V - RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DE ADMINISTRADORES
DE DOCUMENTOS...............................................................................................................7
ARTICULO VI-RESPONSABILIDADESYFUNCIONESPRINCIPALES.....................8
ARTICULO VII-REQUISITOS DEL ARCHIVO CENTRAL............................................9
ARTICULO VIII - SELECCION DE EQUIPOS Y MATERIALES PARA LA
CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO.............................................10
ARTICULOIX- INVENTARIO DE DOCUMENTOS .....................................................10
ARTICULO X - CLASIFICACION DE DOCUMENTOS..................................................11
ARTICULO XI - TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 13
ARTICULO XII-CONSERVACION DE DOCUMENTOS..............................................13
ARTICULO XIII - REQUISITOS DEL REPOSITORIO DIGITAL DEL ARCHIVO
CENTRAL...........................................................................................................................14
ARTICULO XIV-DISPOSICION DE DOCUMENTOS...................................................15
ARTICULO XV - ENMIENDAS Y DEROGACION .......................................................16
ARTICULO XVI-SEPARABILIDAD...............................................................................16
ARTICULOXVH -VIGENCIA.........................................................................................16
APENDICES..............................................................................................................17
ReglamentoparalaAdministraci6n,Conservaci6ny
Disposicion de Documentos de la Universidad de Puerto Rico
Certificacion 102(2021-2022)
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(Todo termino utilizado para referirse a una persona o puesto
se refiere a ambos generos: femenino o masculino)
RESUMEN EJECUTIVO
El Reglamento para la Administracion, Conservacion y Disposicion de Documentos de la
Universidad de Puerto Rico tiene el proposito de establecer las normas y procedimientos a seguir
en la Universidad de Puerto Rico para establecer: los requisitos del archivo de documentos
activos e inactivos, definir, sugerir y establecer los procesos dirigidos hacia la digitalizacion de
documentos, disponer la preparacion de Informe Anual al Programa de Administracion de
Documentos Publicos, establecer las responsabilidades y funciones principales de los
administradores de documentos, velar por el cumplimiento de las normas vigentes sobre la
disposicion de documentos y realizar enmiendas a las mismas, segun sea necesario. Ademas,
tiene como fin oriental- sobre la seleccion de equipos para la conservacion de documentos en
archivo, el inventario y clasificacion de estos; asi como los terminos en los cuales se debe
disponer de los distintos tipos de documentos, entre otros.
ARTICULO I - TITULO
Estas normas se conoceran como Reglamento para la Administracion, Conservacion y
Disposicion de Documentos de la Universidad de Puerto Rico.
ARTtCULO 11 - BASE LEGAL
Este Reglamento se promulga segun lo dispuesto en:
A. Articulo 3 (e) (5), 3 (g) (1) de la Ley Numero 1 del 20 de enero de 1966 conocida como
"Ley de la Universidad de Puerto Rico", segunenmendada.
B. Ley Num. 5 del 8 de diciembre de 1955, segun enmendada, conocida como "Ley de
Administracion de Documentos Publicos de Puerto Rico".
C. Ley Num. 122-2019, segun enmendada, conocida como "Ley de Datos Abierfos del
Gobierno de Puerto Rico y otras leyesy reglamentos aplicables a documentos digitcdes".
ARTICULO III - PROPOSITO Y APLICACION
A. El proposito de este Reglamento es establecer las normas que regiran los procesos de
administracion, conservacion y disposicion de los documentos de la Universidad de
Puerto Rico.
B. Este Reglamento aplicara a todos los documentos clasificados como administrativos,
fiscales, historicos, esenciales, cubiertos por legislacion o contrato, titulo de propiedad,
y documentos originales, duplicados, recibidos o conservados en las unidades
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