Reembolsar o no reembolsar: ¿qué debe hacer el patrono?
CPA María de los A. Rivera
En la relación entre patrono y empleado, en muchas ocasiones se da la situación de que el empleado tiene que incurrir en gastos que de ordinario le corresponden al patrono y por esto solicita un reembolso. Es de suma importancia que este proceso de reembolso cumpla con ciertos requisitos para que no cause una imposición contributiva al empleado y a su vez, los gastos sean deducibles para el patrono. El Departamento de Hacienda publicó el 18 de diciembre del 2012 un reglamento en el que se establecían las guías en cuanto al tratamiento de todo gasto reembolsado por todo patrono a sus empleados. Este reglamento entró en vigor para el 2013.
El Código de Rentas Internas Para un Nuevo Puerto Rico (Código) dispone que el reembolso a un empleado por gastos incurridos en el desempeño de sus labores en beneficio de su patrono no constituye ingreso tributable. Para que los gastos reembolsados cualifiquen para esta exención, deben ser:
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Gastos de viaje, comidas y hospedaje incurridos mientras el empleado se encuentra fuera de su residencia.
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Entretenimiento dentro de lo que no es considerado suntuoso o extravagante.
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Otros gastos relacionados con el empleo.
Ya se habrán dado cuenta de que el Código no provee una deducción por gastos ordinarios y necesarios. Si los gastos reembolsados por el patrono cumplen con las normas establecidas por el reglamento, estos no tributan a nivel del empleado. Sin embargo, el empleado debe incluir estos reembolsos reportados en su W-2 en el anejo IE. El propósito de esto es única y exclusivamente para el cómputo de la deducción por intereses hipotecarios (sujeto al 30% del ingreso bruto modificado). No se incluye en el cómputo de la contribución sobre ingresos para el año.
Ahora bien, para que los gastos reembolsados sean exentos para el empleado, los mismos deben ser:
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Incurridos por el empleado como parte de sus labores a beneficio de su patrono y deben estar relacionados con el negocio del patrono.
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El empleado debe informar al patrono de dichos gastos dentro de un período razonable para obtener el reembolso.
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El plan de reembolso de gastos debe ser un plan de gastos constatados. Este es aquel que le requiere al empleado proveer al patrono un informe detallado del gasto incurrido y de la gestión a la que está relacionado. Bajo un plan de gastos constatados, el empleado no reconocerá ingreso por el reembolso de gastos, aún cuando este sea en exceso de la cantidad que el patrono pueda...
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